Anonymiser un cas : comment faire et quels impacts ?

Quand peut-on anonymiser un cas ?

La fonctionnalité d’anonymisation n’est pas accessible à toutes les étapes.

• Elle s’active automatiquement dès que le cas passe au statut « clôturé ».
• Elle reste disponible ensuite, lorsque le cas est archivé.

En résumé : tant que le cas est « à traiter » « en cours » ou « traité », vous ne pouvez pas anonymiser. C’est uniquement à partir de la clôture que l’option devient visible et utilisable.

Pourquoi anonymiser un cas ?

L’anonymisation permet de supprimer ou de masquer les données personnelles contenues dans un cas (noms, prénoms, coordonnées, etc.). Elle répond à une exigence de protection des données et permet de conserver le cas sans exposer d’informations sensibles.

Comment anonymiser un cas ?

Découvrez ci-dessous une démo interactive. Cliquez sur « Commencer » pour démarrer le pas à pas et suivez les étapes à votre rythme.
👉 Astuce : utilisez le plein écran pour un meilleur confort de lecture.

1. Ouvrez un cas clôturé ou archivé.
2. Dans l’entête du cas, cliquez sur le bouton « Anonymiser ».
3. Un nouvel onglet « Anonymisation » s’affiche.
4. Sélectionnez la zone à traiter : détails du cas, module de traitement, tâches
5. Dans « Rechercher un terme », saisissez la donnée personnelle à remplacer.
6. Dans « Remplacer par », entrez la valeur souhaitée (ex. remplacer « Dupont » par          « ***** »).
7. Cliquez sur « Rechercher», pour retrouver le nombre de termes à remplacer par zone.

8. Cliquez sur «Anonymiser» pour valider la séléction et procéder à l'anonymisation.

Anonymisation des documents

L’outil d’anonymisation intégré ne s’applique pas aux documents joints (PDF, Word, images, etc.).

1. Au moment de la clôture, la plateforme crée un répertoire dédié (dossier d’archivage) dans lequel vous pouvez ajouter des documents anonymisés.
2. Pour cela, vous devez télécharger les documents existants, les anonymiser à l’aide d’un outil externe (éditeur PDF, traitement de texte…), puis déposer la version anonymisée dans ce répertoire.
3. Cette opération doit impérativement être réalisée au statut clôturé.

Nous développons actuellement une option pour anonymiser vos documents directement depuis la plateforme. Cliquez sur « Commencer » pour découvrir cette nouvelle fonctionnalité. 

Exemple concret

Un cas contient le nom « Dupont » :

• Dans le détails du cas, le module de traitement ou les tâches : vous utilisez l’outil intégré pour remplacer « Dupont » par « ***** ».
• Dans un rapport PDF joint, vous téléchargez le document, supprimez le nom avec un logiciel externe, puis déposez la version anonymisée dans le répertoire créé à la clôture. Une fois archivé, seul le rapport anonymisé reste disponible.

À retenir

• L’anonymisation devient disponible au statut « clôturé » et reste active au statut          « archivé ».
• Elle couvre uniquement les champs saisis dans la plateforme (déclaration, traitement, tâches).
• Les documents joints doivent être anonymisés manuellement et ajoutés dans le dossier d’archivage au moment de la clôture.
• Lors du passage en archivé, tous les fichiers originaux sont supprimés : seuls vos documents anonymisés restent accessibles.