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Comment déposer un signalement sur la ligne d’alerte téléphonique ?

Vous ne souhaitez pas utiliser la plateforme pour déposer votre signalement ? Si votre organisation a activé une ligne d’alerte téléphonique, vous pouvez appeler un numéro dédié pour déposer un signalement vocal.

Pour gagner un peu de temps, voici un petit résumé en image !

Infographie_Déposer un signalement sur la ligne d’alerte téléphonique

 

Ce canal, tout comme la plateforme, est sécurisé,  confidentiel, simple d’utilisation, et peut être utilisé même si vous préférez rester anonyme. 

 

Avant de commencer, prévoyez de quoi noter.
Certaines informations communiquées pendant l’appel, comme un code de suivi, peuvent vous être essentielles pour assurer le suivi de votre signalement. Il est donc important de les conserver précieusement. Cependant, veillez à ce qu’elles ne soient ni visibles ni accessibles à d’autres.

 

1. Appelez le numéro dédié à votre organisation
Chaque organisation dispose de son propre numéro d’appel. Dès que vous appelez, vous êtes accueilli par un serveur vocal interactif, conçu pour vous guider pas à pas tout au long de la procédure.

Attention : C’est à votre organisation de vous transmettre ce numéro, par exemple via l’intranet, un affichage dans les locaux ou un e-mail interne..
Dans les organisations multinationales, plusieurs numéros peuvent exister selon les pays ou les entités.

 

2. Choisissez votre langue (si plusieurs sont proposées)
Si plusieurs langues sont disponibles, le serveur vocal vous invite à sélectionner celle de votre choix en appuyant sur la touche correspondante.

 

3. Entrez le code organisation à 4 chiffres
Le serveur vous demande ensuite de composer un code confidentiel à 4 chiffres, propre à votre organisation. Ce code doit vous être fourni par votre organisation, au même titre que le numéro d’appel (par e-mail, affichage, intranet, etc.). Il permet de sécuriser l’accès et de vous orienter vers l’espace de signalement dédié à votre structure.

 

4. Sélectionnez l’option "déposer un signalement"
Une fois le code validé, le serveur vous propose deux options :

  • Déposer un nouveau signalement
  • Suivre un signalement existant (voir l’article dédié)
Pour continuer, sélectionnez la touche correspondant à l'option "Déposer un signalement".

 

5. Enregistrez votre message vocal
Avant de lancer l’enregistrement, le serveur vous explique clairement ce qui est attendu dans votre signalement. Il vous indique notamment :

  • que vous pouvez choisir de décliner votre identité ou de rester anonyme,
  • les informations à décrire dans votre message (faits, contexte, personnes concernées, etc.),
  • et les règles d’enregistrement (durée maximale, options de relecture…).

Vous disposez d’un temps maximum de 6 minutes pour enregistrer votre message. Vous avez ensuite la possibilité de :

  • réécouter ce que vous venez de dire,
  • réenregistrer si besoin,
  • ou valider votre message si tout est clair.

6. Ne raccrochez pas : récupérez votre code de suivi
Une fois l’enregistrement validé, restez en ligne. Le système vous dictera un code de suivi personnel. Ce code est indispensable. Il vous permettra de suivre l’évolution de votre signalement :

  • En laissant des messages vocaux complémentaires si besoin,
  • En consultant les messages vocaux des référents en charge de votre cas.

Attention : ce code ne peut pas être réinitialisé si vous le perdez. Prenez soin de le noter dans un endroit sûr.

 

Que devient votre signalement après l’appel ?
Une fois enregistré, votre signalement est automatiquement transmis aux référents désignés par votre organisation, via la plateforme sécurisée BeSignal. Ils pourront l’écouter, le traiter et vous solliciter pour assurer le suivi de voir cas (voir l’article dédié)