Faire le suivi d'un signalement déposé sur la ligne d'alerte téléphonique

 

Pour gagner un peu de temps, voici un petit résumé en image !

 

Déposer un signalement est une première étape, mais vous devez en assurez le suivi. Un espace de suivi sécurisé est donc mis à votre disposition, pour que vous puissiez :

• rester informé de l’évolution de votre signalement,
• échanger avec les personnes chargées de le traiter (appelées référents),
• et compléter votre déclaration si nécessaire.

 

1. Deux façons d'assurer le suivi de votre signalement

Grâce à ce code, vous pouvez accéder à votre dossier à tout moment, soit :

• par téléphone, en rappelant la ligne d’alerte,
• en ligne, via la plateforme de signalement de votre organisation.

 

2. Suivre votre signalement par téléphone

Cette option est utile si vous souhaitez rester dans un échange vocal, ou si vous ne souhaitez pas (ou ne pouvez pas) passer par un accès internet.

2.1 Comment faire ?

• Rappelez le numéro de la ligne d’alerte
  C’est le même numéro que vous avez utilisé lors de votre premier appel.
• Entrez le code organisation à 4 chiffres
  Il vous est demandé au début de l’appel.
• Choisissez l’option "Suivre un signalement existant"
  Le serveur vocal vous guide pas à pas.
• Saisissez votre code de suivi
  C’est ce code qui vous permet d’accéder à votre dossier.

Pour un rappel sur le dépôt d'un signalement, voir l'article concerné. 

 

2.2 Que pouvez-vous faire depuis la ligne téléphonique ?

Une fois connecté au suivi de votre cas via la ligne téléphonique, vous accédez à une messagerie vocale sécurisée. Voici ce que vous pouvez faire :

• Écouter les messages des référents en charge de votre cas
  • Vous pouvez écouter tous les messages vocaux laissés par les référents, qu’ils soient récents ou plus anciens.
  • Chaque message est lu dans l’ordre chronologique (du plus ancien au plus récent), pour vous permettre de suivre l’évolution de l’échange.
  • Le serveur vocal vous informe dès qu’un nouveau message est disponible.
    S’il n’y en a pas, il vous propose d’accéder à l’historique complet des messages déjà reçus.
• Laisser un nouveau message vocal
  • Vous pouvez également répondre par message vocal si vous souhaitez :

    • répondre à une demande du référent,

    • clarifier un point,

    • ou ajouter une précision.

  • Le serveur vocal vous guide à chaque étape :

    • Vous pouvez enregistrer un message d’une durée maximale de 6 minutes.

    • Une fois enregistré, vous pouvez :

      • réécouter votre message,

      • le réenregistrer si nécessaire,

      • ou le valider pour l’envoyer.

 

3. Suivre votre signalement depuis la plateforme en ligne

Cette option vous permet de faire le suivi de votre cas depuis la plateforme de signalement de votre organisation.

3.1 Comment faire ?

• Rendez-vous sur la plateforme de signalement en ligne. L’adresse de cette plateforme vous a été fournie par votre organisation.
• Cliquez sur "Accéder à un signalement existant". Cela vous permet de suivre votre cas sans vous identifier autrement que par votre code.
• Saisissez votre code de suivi personnel. C’est ce même code qui vous a été donné à la fin de votre signalement initial.

3.2 Que pouvez-vous faire depuis la plateforme ?

Une fois connecté, vous accédez à deux onglets :

• Détails du cas : Vous y retrouvez votre enregistrement vocal initial, tel qu’il a été déposé lors de l’appel.
• Messages, cet espace regroupe l’ensemble des échanges autour de votre signalement, à savoir : 
  • les messages vocaux envoyés par les référents,
  • vos propres messages vocaux, s’ils ont été déposés en ligne ou par téléphone,
  • les messages écrits, si les référents ont choisi de vous contacter par écrit,
  • et la possibilité de répondre par écrit ou de joindre des documents (par exemple, une pièce justificative ou un complément d'information).

 

4. Et après la clôture ?

Lorsque les référents considèrent que le traitement de votre signalement est terminé, le dossier est clôturé.

• À partir de ce moment, vous n’avez plus accès à la messagerie, que ce soit par téléphone ou via la plateforme.

• Vous pouvez toutefois encore consulter l’enregistrement initial de votre signalement depuis l’onglet « Détails du cas » sur la plateforme en ligne.

• Une fois le dossier archivé, tout accès est désactivé, y compris à l'enregistrement initial.