Comprendre les statuts «Traité», «Clôturé» et «Archivé»

Comprendre les statuts "Traité", "Clôturé" et "Archivé"

Sur la plateforme BeSignal, la fin de traitement d’un cas ne se résume pas à une seule étape.
Les statuts "Traité", "Clôturé" et "Archivé" marquent des phases progressives et distinctes dans la gestion d’un signalement.

Comprendre leurs différences vous permettra de passer au bon statut au bon moment, selon l’avancement du traitement et les règles de votre organisation.

Statut "Traité"

Quand l’appliquer ?
Ce statut s’active une fois que le module de traitement est entièrement complété et validé.
Il permet d’indiquer que le traitement "actif" est en passe d'être finalisé, tout en laissant ouvertes certaines fonctionnalités comme la messagerie ou les tâches pour un suivi complémentaire à court terme.

Pourquoi l’utiliser ?

Pour indiquer que l’analyse et les décisions sont finalisées.
Pour garder temporairement actives les autres fonctionnalités du cas.
Pour préparer la clôture, sans bloquer immédiatement l’accès aux échanges ou pièces justificatives.

Effets :

Le module de traitement est figé et ne peut plus être modifié.
Les autres fonctionnalités restent actives (messagerie, tâches, référents…).
Aucun retour possible au statut "En cours".

Statut "Clôturé"

Quand l’appliquer ?
Lorsque toutes les actions sont terminées, les échanges clôturés, et qu’aucun suivi n’est attendu à court terme. La clôture marque la fin du traitement "actif", sans entraîner de suppression automatique de données.

Elle correspond souvent à une étape de rétention intermédiaire, en accord avec les exigences internes ou réglementaires.

Pourquoi l’utiliser ?

Pour figer totalement le cas.
Pour conserver les données à des fins de reporting ou d’audit.
Pour préparer l'anonymisation et l'archivage sans suppression immédiate des données

Effets :

Fige toutes les fonctionnalités du cas : formulaire de traitement, messagerie, tâches, référents et parties prenantes.
Maintient les possibilités d’export :
- Messagerie (canal par canal)
- Pièces jointes (via l’onglet “Documents”)
- Formulaire de traitement et tâches (via le bouton “Actions > Exporter”)
Empêche tout retour au statut « traité »
Active (sans les déclencher automatiquement) les boutons d’anonymisation et d’archivage (incluant la création d'un répertoire "Fichiers d'archivage")

Pas de retour possible au statut "Traité".

Statut "Archivé"

Quand l’appliquer ?
L’archivage intervient généralement à distance de la clôture (ex. : 2 à 12 mois), lorsque :

toutes les procédures internes, disciplinaires ou judiciaires sont closes
aucune action contentieuse n’est en cours ni prévue

Pourquoi l’utiliser ?

Pour répondre aux exigences de minimisation des données (RGPD – art. 5.1.e).
Pour conserver uniquement les éléments strictement nécessaires à des fins de justification ou d’historique.

Effets :

Suppression automatique de la messagerie.
Suppression automatique des commentaires sur les tâches.
Suppression automatique de l'ensemble des documents du cas (hors répertoire "Fichier d’archivage")
Le cas reste accessible et consultable dans sa version "archivée".
Des pièces jointes justificatives peuvent être rajoutés dans le répertoire "Fichier d’archivage".
Si le cas n’a pas été anonymisé, la fonctionalité "d'anonymisation" est toujours disponible.