Comment fonctionne l'alias sur le système de messagerie ?

À quoi sert l’alias, concrètement ?

L’alias permet à un référent d’envoyer un message sans afficher son identité personnelle dans la messagerie d’un cas. Quand l’alias est activé, le message est envoyé sous une identité neutre (Référent éthique), au lieu du nom du référent.

L’objectif est simple : permettre une communication institutionnelle, claire et cohérente, sans personnaliser inutilement les échanges avec le déclarant ou les parties prenantes. 

Ce que voient les interlocuteurs

Côté déclarant et parties prenantes

Lorsqu’un message est envoyé avec l’alias activé :

• le message apparaît comme provenant d’une identité neutre ;

• le nom du référent n’est jamais affiché ;

• si tous les référents utilisent le même alias, tous les messages envoyés avec l’alias semblent provenir du même interlocuteur.

Pour le déclarant & les parties prenantes, la discussion reste fluide. Il échange avec l’organisation, pas avec une personne identifiée.

Côté référents

Dans la messagerie, les référents voient exactement la même chose que le déclarant :

• les messages envoyés avec l’alias apparaissent sous une identité neutre ;

• l’identité réelle du référent n’est pas visible dans le fil de discussion, y compris pour les autres référents.

L’alias agit donc comme un masque d’affichage commun, partagé par l’ensemble des participants du canal. La traçabilité des échanges reste assurée au niveau des logs, selon les droits, mais elle n’est pas visible dans la messagerie elle-même.

Comment activer ou désactiver l’alias dans la messagerie

Étape 1 : Définir votre alias

• Depuis le menu latéral gauche, cliquez sur Mon profil, puis sélectionnez la structure concernée.

• Dans la section "Sécurité", renseignez l’alias que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur "Enregistrer".

Étape 2 : Vérifier l’activation de l’alias sur un canal

Depuis un cas, ouvrez l’onglet Messagerie, puis sélectionnez le canal de discussion sur lequel vous souhaitez envoyer un message.

Par défaut, l’alias est activé sur l’ensemble des canaux de messagerie. Vous pouvez toutefois l’activer ou le désactiver directement au niveau de chaque canal.

• Alias activé : les messages sont envoyés sous une identité neutre.

• Alias désactivé : les messages sont envoyés avec votre identité de référent.

Étape 3 : Envoyer un message

Rédigez votre message dans la zone de saisie, comme d’habitude, puis cliquez sur Envoyer.

Le message apparaît immédiatement dans le fil de discussion, avec l’identité correspondant au réglage de l’alias sur ce canal.

Points d’attention

• Le choix de l’alias se fait par canal : Si l’alias est activé sur un canal, il s’appliquera à tous les messages envoyés sur ce canal, jusqu’à ce que vous le désactiviez. Il n’est donc pas nécessaire de le réactiver à chaque message.

• Si vous désactivez l’alias sur un canal, les messages déjà envoyés sur ce canal s’affichent désormais avec l’identité du référent.

• Si vous activez l’alias sur un canal après avoir envoyé des messages. Les messages déjà présents s’affichent alors sous l’identité neutre.