Passer un cas au statut « Archivé » : comment faire et quels impacts ?
Que signifie le statut « archivé » ?
Le statut « Archivé » correspond à la dernière étape du cycle de vie d’un cas. Il permet, entre autres, de répondre aux exigences de minimisation des données (RGPD – art. 5.1.e).
Il intervient généralement à distance de la clôture (par exemple 2 à 12 mois), lorsque :
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toutes les procédures internes, disciplinaires ou judiciaires sont closes ;
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aucune action contentieuse n’est en cours ni prévue.
Il fige l’ensemble des fonctionnalités de traitement et supprime automatiquement les éléments qui ne doivent plus être conservés. Le cas reste accessible dans sa version archivée.
👉 Pour comprendre la différence entre « Traité », « Clôturé » et « Archivé », vous pouvez consulter cet article.
Comment archiver un cas ?
Découvrez ci-dessous une démo interactive. Cliquez sur « Commencer » pour démarrer le pas à pas et suivez les étapes à votre rythme.
👉Astuce : utilisez le plein écran pour un meilleur confort de lecture.
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Ouvrez un cas déjà clôturé.
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Cliquez sur le bouton « Archiver » au niveau de l'entête du cas.
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Une fenêtre de confirmation s’affiche avec la liste des actions automatiques :
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Suppression des commentaires sur les tâches
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Suppression des messages sur les canaux de communication
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Suppression de l’ensemble des documents du cas (hors répertoire d’archivage)
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Suppression des parties prenantes associées au cas
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Validez.
- Le signalement passe alors au statut « archivé ».
Attention
Le cas doit obligatoirement passer par le statut « clôturé » avant de pouvoir être archivé.
Seuls les référents disposant des permissions appropriées peuvent passer un cas au statut "Archivé".
Quels sont les impacts du statut « archivé » ?
Effets immédiats
- Une notification e-mail est envoyée à tous les référents concernés pour signaler le changement de statut.
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Certains éléments sont supprimés automatiquement :
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Suppression de la messagerie
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Suppression des commentaires sur les tâches
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Suppression des parties prenantes
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Suppression de tous les documents hors répertoire « Fichier d’archives »
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Ce qui reste visible
Les autres éléments saisis restent visibles en lecture seule :
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Détails du cas
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Module de traitement
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Titre et description des tâches
- Liste des référents
- Utiliser la fonctionnalité d’anonymisation
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Ajouter des documents anonymisés ou complémentaires dans le répertoire « Fichier d’archives »
| Statut "Archivé" | |
| Retour au statut "clôturé" | ❌ |
| Accès espace déclarant / parties prenantes | ❌ |
| Module de traitement | ❌ (lecture seule, suppression des documents) |
| Canaux de messageries déclarant / parties prenantes | ❌ (suppression) |
| Canaux de messagerie entre référents | ❌ (suppression) |
| Tâches | ❌ (suppression des commentaires & des documents, lecture seule pour le reste des éléments) |
| Gestion des référents sur le cas | ❌ (lecture seule) |
| Gestion des parties prenantes sur le cas | ❌ (suppression) |
| Cas liés | ✅ |
| Fichier d'archives | ✅ |
| Option d'anonymisation | ✅ |
Point d'attention : documents et archivage
Au moment du passage au statut « Archivé », tous les documents du cas sont supprimés, à l’exception de ceux déjà placés dans le répertoire « Fichier d’archives ».
Cela concerne les documents joints :
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aux tâches,
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aux canaux de discussion,
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au détail du cas,
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au module de traitement.
Avant d’archiver un cas, assurez-vous donc :
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de trier les documents à conserver ;
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de les anonymiser ou biffer si nécessaire ;
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de les déplacer dans le répertoire « Fichier d’archives ».
Après archivage, il reste possible d’ajouter de nouveaux documents anonymisés dans ce répertoire. En revanche, les documents supprimés au moment de l’archivage ne peuvent pas être récupérés.