Passer un cas au statut « Archivé » : comment faire et quels impacts ?

Pourquoi archiver un cas ?

Le statut « archivé » correspond à la dernière étape d’un cas. C’est à ce moment que le cas est définitivement clos : plus aucune action n’est possible et seules les données nécessaires à la conservation réglementaire sont gardées (données anonymisées, documents placés dans le répertoire d’archivage).

C’est une étape indispensable pour assurer la conformité aux règles de protection et de rétention des données.

Comment archiver un cas ?

1. Ouvrez un cas déjà clôturé.

2. Cliquez sur le bouton « Archiver » en haut de la fiche.

3. Une fenêtre de confirmation s’affiche avec la liste des actions automatiques :

   • Suppression des commentaires sur les tâches

   • Suppression des messages sur les canaux de communication

   • Suppression de l’ensemble des documents du cas (hors répertoire d’archivage)

   • Suppression des parties prenantes associées au cas

4. Validez.

Le signalement passe alors au statut « archivé ».

Point d'attention : documents et archivage

• Lors du passage au statut archivé, tous les documents du cas (hors ceux présents dans le répertoire d’archivage) sont supprimés.

• Il est donc vivement recommandé de trier et anonymiser (si nécessaire) tous les documents que vous souhaitez conserver dès la phase de clôture, puis de les placer dans le répertoire d’archivage prévu à cet effet.

• Même s’il reste possible d’ajouter ensuite de nouveaux documents anonymisés dans ce répertoire, cette étape ne permet pas de récupérer ceux qui ont été supprimés au moment de l’archivage.

Quels sont les impacts du statut « archivé » ?

• Les éléments cités ci-dessus (commentaires, messages, documents hors dossier d’archivage, parties prenantes) sont supprimés.

• Les autres éléments saisis restent visibles : détails du cas, module de traitement, titre et description des tâches. Si ce n'est pas déjà le cas, ces éléments peuvent encore être anonymisés, même une fois le cas archivé.

• Le répertoire d’archivage reste disponible et il est possible d’y ajouter de nouveaux documents anonymisés ou complémentaires, même après archivage.
• Les référents ayant eu accès au cas continuent de pouvoir le consulter.

• Le cas reste consultable depuis la liste des cas, uniquement en lecture seule et dans sa version archivée.

• Une notification e-mail est envoyée à tous les référents concernés pour signaler le changement de statut.

• Dans vos statistiques, le cas est comptabilisé comme archivé.

Exemple concret

Un cas de harcèlement est clôturé. Avant archivage, vous anonymisez les données et placez des versions anonymisées de documents dans le répertoire d’archivage.

Vous cliquez sur « Archiver ».
Résultat :

• Les commentaires, messages, documents originaux et parties prenantes sont supprimés.

• Le cas reste visible dans la liste, en version archivée, consultable en lecture seule.

• Vous pouvez, même après archivage, ajouter un nouveau document anonymisé dans le répertoire d’archivage si nécessaire (ex. un rapport final).