Passer un cas au statut « Clôturé» : comment faire et quels impacts ?

Que signifie le statut « clôturé » ?

• Le statut « Clôturé » est utilisé lorsque le traitement est terminé et qu’aucun échange externe (avec le déclarant ou les parties prenantes) n’est attendu.

• Il marque la fermeture du cas côté déclarant et parties prenantes, tout en permettant aux référents de finaliser le dossier en interne.

• Ce statut correspond généralement à une phase intermédiaire de conservation du cas, avant son archivage.

• C’est à partir de ce statut que vous pouvez anonymiser le cas, puis l’archiver pour conservation.

👉 Pour comprendre la différence entre « Traité », « Clôturé » et « Archivé », vous pouvez consulter cet article.

Comment clôturer un cas ?

Découvrez ci-dessous une démo interactive. Cliquez sur « Commencer » pour démarrer le pas à pas et suivez les étapes à votre rythme.

👉Astuce : utilisez le plein écran pour un meilleur confort de lecture.

1. Ouvrez le cas concerné depuis la liste, puis cliquez sur « Consulter ».

2. Dans l’onglet « Traitement », rendez vous en bas de page.

3. Si le cas est déjà « traité », un bouton « Clôturer le cas » apparaît 

4. Cliquez dessus : une fenêtre de confirmation s’affiche.

5. Validez pour finaliser le changement de statut.

Le signalement passe alors en « clôturé ».

Quels sont les impacts du statut « clôturé» ?

Ce qui n’est plus possible

• Aucun retour possible au statut « Traité ».

• Le déclarant et les parties prenantes n’ont plus accès à leur espace de suivi. Ils sont informés de la clôture par e-mail lorsque leur adresse e-mail est connue.

• Les canaux de communication avec le déclarant et les parties prenantes sont figés et accessibles en lecture uniquement par les référents. 
  

Ce qui est toujours possible

• Les référents peuvent continuer à communiquer entre eux via la messagerie. Les canaux entre rérérents uniquement restent ouverts et il est possible de créer de nouveaux canaux internes.

• Les référents peuvent continuer à travailler sur les tâches.

• Le comportement du module de traitement dépend du paramétrage défini par votre organisation : il peut être figé dès le passage au statut « Clôturé » (lecture seule), ou rester modifiable.

• Les boutons « Anonymisation » et « Archiver » deviennent disponibles.

• Les versions anonymisées ou biffées des documents peuvent être ajoutées dans le répertoire « Fichier d’archives ».