Passer un cas au statut « Clôturé» : comment faire et quels impacts ?

Pourquoi clôturer un cas ?

Lorsque toutes les actions sont terminées et qu’aucun suivi n’est attendu à court terme, il est recommandé de passer le signalement en statut « clôturé ».

• La clôture marque la fin du traitement actif, sans entraîner de suppression automatique de données.
• Elle correspond souvent à une étape de rétention intermédiaire, en accord avec les exigences internes ou réglementaires.
• C’est à partir de ce statut que vous pouvez anonymiser le cas, puis l’archiver pour conservation.

👉 Pour plus de détails, vous pouvez consulter cet article.

Comment clôturer un cas ?

Découvrez ci-dessous une démo interactive. Cliquez sur « Commencer » pour démarrer le pas à pas et suivez les étapes à votre rythme.

👉Astuce : utilisez le plein écran pour un meilleur confort de lecture.

1. Ouvrez le cas concerné depuis la liste, puis cliquez sur « Consulter ».

2. Dans l’onglet « Traitement », rendez vous en bas de page.

3. Si le cas est déjà « traité », un bouton « Clôturer le cas » apparaît 

4. Cliquez dessus : une fenêtre de confirmation s’affiche.

5. Validez pour finaliser le changement de statut.

Le signalement passe alors en « clôturé ».

Quels sont les impacts du statut « clôturé» ?

• Il n'y a plus de retour en arrière possible au statut «traité».

• Le cas est toujours consultable mais toutes les fonctionnalités sont figées : plus de modifications possibles. 

• Les fonctionnalités d’anonymisation et d'archivage s’activent lors de la clôture.

• Une notification par e-mail informe l’ensemble des référents ayant accès au dossier que le cas est désormais clôturé.

• Une notification par e-mail informe le déclarant que son cas a été clôturé. Si le déclarant est anonyme et n'a pas renseigné son e-mail à des fins de notification, il ne recevra pas cette notification, 

• Dans vos statistiques, le cas est comptabilisé comme «clôturé».

Exemple concret

Un cas de harcèlement a été instruit et passé en « traité » :

• Toutes les étapes du traitement sont documentées.

• Les décisions sont validées et communiquées.

Vous cliquez sur « Clôturer le cas ».
Le signalement est figé, les référents sont informés par e-mail, et vous pouvez désormais procéder à l’anonymisation puis à l’archivage.

À retenir

• « Clôturé » = fin définitive du dossier, toutes les actions sont figées.

• Ce statut active la possibilité d’anonymiser et d’archiver.

• Une notification e-mail alerte automatiquement les référents concernés.

• Les statistiques reflètent que le signalement est définitivement clos.