Comprendre les statuts «Traité», «Clôturé» et «Archivé»

Comprendre les statuts "Traité", "Clôturé" et "Archivé"

Sur la plateforme, la fin de traitement d’un cas ne se fait pas en une seule étape.
Les statuts "Traité", "Clôturé" et "Archivé" correspondent à des moments différents du cycle de vie d’un cas et déterminent ce qui peut encore être modifié et dans quel objectif.

Comprendre ces statuts vous permet de choisir le bon statut au bon moment, en fonction de l’avancement du cas et des règles définies par votre organisation.

NOUVEAU : Plus de flexibilité pour finaliser vos casUne fois un cas clôturé, les référents peuvent continuer à travailler sur les tâches et à échanger via les canaux internes. Le module de traitement peut également rester modifiable après le traitement ou la clôture du cas, selon la configuration de votre organisation.

Statut "Traité"

Quand l’appliquer ?

Le statut "Traité" est utilisé lorsque le traitement actif du cas est terminé. À ce stade, le cas ne nécessite plus de qualification ni d’analyse, et le plan d’actions a été défini et mis en œuvre. Seules des vérifications ou des ajustements pourraient encore être nécessaires.

Pourquoi l’utiliser ?

Pour indiquer que l’analyse et les décisions sont finalisées.
Pour préparer la clôture sans bloquer immédiatement l’accès aux autres fonctionnalités du cas (vous pouvez par exemple prévenir le déclarant de la clôture prochaine de son cas).

Effets :

Aucun retour possible au statut "En cours".
Le comportement du module de traitement dépend de la configuration de votre organisation : il peut être figé dès le statut "Traité" (lecture seule), ou rester modifiable.
Les autres fonctionnalités restent actives (messagerie, tâches, référents…).

Statut "Clôturé"

Quand l’appliquer ?

Le statut "Clôturé" est utilisé lorsque le traitement est terminé et qu’aucun échange externe ni suivi immédiat n’est attendu. Il marque la fermeture du cas côté déclarant et parties prenantes, tout en laissant aux référents la possibilité de finaliser le dossier en interne, sans suppression automatique des données.

Ce statut correspond généralement à une phase intermédiaire de conservation du cas, avant son archivage.

Pourquoi l’utiliser ?

Pour fermer le cas côté déclarant et parties prenantes.
Pour finaliser les dernières actions internes.
Pour préparer l’anonymisation et l’archivage du dossier.

Effets :

Ce qui n’est plus possible
- Aucun retour possible au statut "Traité".
- Le déclarant et les parties prenantes n’ont plus accès à leur espace de suivi.
  Ils sont informés de la clôture par e-mail, lorsque leur adresse e-mail est connue.
- Les canaux de communication avec le déclarant ou les parties prenantes sont figés et accessibles en consultation uniquement par les référents.
Ce qui reste possible en afin de permettre aux référents de préparer l’anonymisation et l’archivage du cas :
- Les référents peuvent continuer à communiquer entre eux via la messagerie. Les canaux entre référents restent ouverts et il est possible de créer de nouveaux canaux internes.
- Les référents peuvent continuer à travailler sur les tâches. Cette fonctionnalité reste pleinement active au statut “Clôturé”.
- Les boutons "Anonymisation" et "Archiver" deviennent disponibles
  (sans déclencher automatiquement ces actions).
- Les versions anonymisées ou biffées des documents du cas peuvent être rajoutées dans le répertoire "Fichier d’archives".

Le comportement du module de traitement dépend de la configuration de votre organisation : il peut être figé dès le passage au statut "Clôturé" (lecture seule), ou rester modifiable.

Anonymisation : plus de flexibilité, plus de vigilance

Au statut "Clôturé", l’option d’anonymisation est disponible même lorsque certaines fonctionnalités restent actives, notamment le module de traitement ou les tâches.

Il est donc possible d’anonymiser le contenu du module de traitement ou des tâches, tout en continuant à travailler sur ces éléments. Par exemple, un référent travaille sur une tâche tandis qu'un autre commence à l'anonymiser.

⚠️ Cette flexibilité implique donc une coordination entre référents. Avant de lancer une anonymisation, il est important de s’assurer que les contenus concernés ne sont plus en cours de modification.

Statut "Archivé"

Quand l’appliquer ?

L’archivage intervient généralement à distance de la clôture (ex. : 2 à 12 mois), lorsque :

toutes les procédures internes, disciplinaires ou judiciaires sont closes
aucune action contentieuse n’est en cours ni prévue

Pourquoi l’utiliser ?

Pour répondre aux exigences de minimisation des données (RGPD – art. 5.1.e).
Pour conserver uniquement les éléments strictement nécessaires à des fins de justification ou d’historique.

Effets :

Fige l'ensemble des fonctionnalités de traitement
Suppression automatique de la messagerie.
Suppression automatique des commentaires sur les tâches.
Suppression automatique de l'ensemble des documents du cas (hors répertoire "Fichier d’archives")
Le cas reste accessible et consultable dans sa version "archivée".
Les versions anonymisées ou biffées des documents du cas peuvent être rajoutées dans le répertoire "Fichier d’archives".
Si le cas n’a pas été anonymisé, la fonctionalité "d'anonymisation" est toujours disponible.

Focus sur le fonctionnement du module de traitement

Le fonctionnement du module de traitement ne dépend plus uniquement du statut du cas.
Il dépend désormais d’un paramétrage défini par votre organisation.

Chaque organisation peut désormais choisir à quel moment le module de traitement devient non modifiable (lecture seule) :

au statut "Traité",
au statut "Clôturé",
ou uniquement au statut "Archivé".

Ce choix est :

défini au niveau de l’entité,
appliqué à l’ensemble des cas.